U nas...

Zawsze znajdziesz coś dla siebie.

Jak rozplanować pracę sekretariatu w niewielkim biurze, żeby funkcjonował sprawnie i pomagał pozostałym pracownikom?

Jak rozplanować pracę sekretariatu w niewielkim biurze, żeby funkcjonował sprawnie i pomagał pozostałym pracownikom?

Jak rozplanować pracę sekretariatu w niewielkim biurze, żeby funkcjonował sprawnie i pomagał pozostałym pracownikom?
Sekretariat stanowi często niedoceniane stanowisko w biurze, którego działanie zasadza się na sprawnym organizowaniu przeróżnych biurowych spraw, troszczeniu się o to, by pozostali pracownicy posiadali dostęp do niezbędnych materiałów biurowych i wiele więcej. W dużych przedsiębiorstwach sekretariat obsługiwany jest przez kilka osób, co bardzo upraszcza pracę. Jeżeli jednakże pracujemy w nim sami, musimy wszystko idealnie zorganizować.

Głównym zadaniem

segregatory

Autor: Gillian
Źródło: http://www.flickr.com

sekretariatu jest dostarczanie pracownikom przedmiotów, bez których nie mogą oni pełnić obowiązków służbowych. Należą do nich segregatory na dokumenty, przeróżne teczki czy nawet tak banalne przedmioty jak długopisy – nawet przydatna strona, dobrze zajrzeć. W zależności od liczby zatrudnionych w formie osób należy tak zaplanować zamawianie materiałów biurowych, by zawsze było ich trochę więcej – brakująca teczka konferencyjna czy papier do drukarki może bowiem w znaczącym stopniu opóźnić lub nawet zablokować normalny tryb pracy w biurze, co nie jest wskazane. Drugą kwestią jest zarządzanie bieżącą korespondencją przychodzącą do biura. Trzeba odbierać i wysyłać ważne dla firmy listy czy przesyłki, a także przechowywać kluczową korespondencję, która może przydać się jeszcze w późniejszym okresie. W tym wypadku doskonale sprawdzą się praktyczne segregatory, które umożliwią posegregowanie korespondencji, a później również sprawne odnalezienie potrzebnej rzeczy. Ostatnią kwestią jest organizowanie ważnych spotkań – zarówno wewnętrznych, jak i z zewnętrznymi kontrahentami. Zadanie to polega nie tylko na mailowym lub telefonicznym umawianiu spotkania, lecz również na przygotowaniu całej konferencyjnej sali tak, by uczestnikom spotkania niczego nie brakowało.

Powinny się tam znaleźć zimne i ciepłe napoje, niezbędne sprzęty, jak monitory czy projektory i nie tylko. Konieczne są też dokumenty i materiały dla uczestników spotkania, które z powodzeniem uporządkuje praktyczna teczka – http://www.goldkram.eu/about_o_nas.htm – konferencyjna – MILO. Jak można zobaczyć, praca sekretarki zbyt często bywa niedoceniana. Sekretarka musi troszczyć się o to, by inni współpracownicy mieli właściwe warunki do pracy, jak również reprezentować przedsiębiorstwo na zewnątrz – np. przed kontrahentami czy osobami, które chcą zacząć z nim współpracę. Właśnie z tego powodu osoba na tu pracująca musi być dobrze zorganizowana i mieć łatwość kontaktu z ludźmi – w tej sytuacji bez problemu spełni wszelkie swoje zadania.
admin

Comments are closed.