W dzisiejszych czasach kumulujemy coraz więcej informacji elektronicznych. Praktycznie wszelkie nasze przedsięwzięcie od rana po wieczór powoduje, iż liczba danych może zwiększyć się wielokrotnie. Nie używamy już prawie kalendarzy papierowych, bo w telefonie (prostym nawet) posiadamy aplikację “kalendarz”, w której możemy w formie krótkiej notatki wpisać konieczne, ważne dane. Nowoczesne urządzenia przenośnie mają wbudowaną funkcję umożliwiającą wzajemną wymianę informacji. Czy będą to fotografie z balangi u ciotki, czy są to dane służbowe – nie ma to znaczenia.

Obieg wiedzy jest codziennością, a jej rozmiar wywołał utworzenie nowych pojęć tj.: chmura obliczeniowa i pliki w chmurze. To pierwsze pojęcie oznacza dysk w sieci, gdzie możemy przechowywać ważne dla nas informacje. Pliki w chmurze zawsze są szyfrowane, tak że teoretycznie dostęp do zebranych informacji ma tylko właściciel (chyba że osobiście zadecyduje inaczej). Właśnie możliwość dzielenia się plikami a także możność ich zmiany zdalnie jest jedną z istotniejszych cech sprawiających, iż tego rodzaju usługi są bardzo atrakcyjne.

Pliki w chmurze często kojarzone są z rozrywką. Tak faktycznie jest w dużej ilości wypadków lecz nie jest to jednak jedyne ich zastosowanie. Coraz to nagminniej rodzaj naszej pracy wymaga od nas czynności w różnych punktach w tym samym czasie lub też umożliwia to nam oszczędzić czas jak też miejsce potrzebne na papierową wersję danych. W ów sposób także ogromna jednostka w sposób efektywny może komunikować się między swymi filiami, i dzięki temu być bardziej efektywną. Dlatego właśnie dzisiejsze komputery (nieomal wszystkie) zaopatrzone są w programy zapewniające pracę z plikami w chmurze.

Oczywiście aby wyszczególnione aktywności były jak najbezpieczniejsze, od czasu do czasu należy przeprowadzić backup danych to znaczy kopie rezerwową wszelkich istotnych danych pozwalający nam w razie awarii peceta na nieomal bezbolesne odtworzenie wcześniej wykonanej pracy (w wypadkach drastycznych backup danych pozwala na uruchomienie komputera). Z tej przyczyny poleca się praktykowanie kopii zapasowej często, zwłaszcza wtedy kiedy przechowuje się pliki w chmurze.